Prosedur Penilaian Risiko Rasuah dan Rasuah untuk Xmegami Sdn Bhd menggariskan proses berstruktur untuk mengenal pasti, menilai dan menangani risiko yang berkaitan dengan rasuah dan rasuah dalam syarikat.
Proses ini, yang diketuai oleh Jawatankuasa Pengurusan Risiko Anti-Sogokan dan Rasuah dengan kerjasama ketua jabatan, termasuk metodologi enam langkah untuk menilai dan mengutamakan risiko secara sistematik:
1) Pengenalpastian Risiko: Semua potensi rasuah dan risiko rasuah dikenal pasti, meneliti di mana kelemahan mungkin wujud merentas operasi syarikat.
2) Penilaian Kebarangkalian: Setiap risiko dinilai untuk kemungkinan berlakunya menggunakan Matriks Pemarkahan Kebarangkalian, yang memberikan penilaian berdasarkan faktor seperti insiden sejarah dan kemudahan dilakukan.
3) Analisis Kesan: Kesan potensi setiap risiko terhadap aspek kewangan, undang-undang, pelanggan dan pekerja dinilai. Tahap kesan dinilai pada skala daripada tidak penting kepada bencana, bergantung pada faktor seperti kerugian kewangan, akibat undang-undang dan kesan reputasi.
4) Pemetaan Risiko: Risiko dicatatkan pada matriks yang merujuk silang kebarangkalian dan kesan, mengenal pasti risiko kritikal yang memerlukan kawalan segera dan risiko yang lebih rendah yang mungkin diuruskan dalam rangka kerja sedia ada.
5) Pengkategorian Risiko: Risiko dikategorikan kepada kumpulan berisiko rendah, sederhana dan tinggi. Aktiviti berisiko rendah tidak memerlukan mitigasi tambahan, aktiviti berisiko sederhana mungkin memerlukan peningkatan dan aktiviti berisiko tinggi mewajibkan langkah kawalan yang ketat.
6) Tindakan Tindak Balas: Tindakan yang sesuai ditentukan berdasarkan baki risiko, memastikan risiko tertinggi diutamakan untuk langkah anti rasuah dan rasuah. Keputusan digunakan untuk memperhalusi Sistem Pengurusan Anti-Sogokan (ABMS), mengarahkan penambahbaikan di mana perlu.
Jawatankuasa menyemak dan merekodkan keputusan penilaian risiko setiap tahun, atau lebih kerap jika berlaku perubahan ketara, memastikan kawalan anti-rasuah Xmegami kekal terkini dan berkesan.
Prosedur Proses dan Kawalan Pekerjaan di Xmegami Sdn Bhd menggariskan langkah-langkah untuk mengurangkan risiko rasuah dan rasuah sepanjang kitaran pengambilan dan pekerjaan. Komponen utama termasuk:
1) Ketekunan Wajar dan Penapisan: Bakal pekerja, terutamanya mereka yang mempunyai kuasa besar atau akses kepada maklumat sensitif, menjalani proses tapisan yang komprehensif. Ini termasuk pemeriksaan latar belakang jenayah, penilaian kewangan dan pengesahan kelayakan dan pekerjaan terdahulu untuk memastikan calon sejajar dengan piawaian anti-rasuah syarikat.
2) Syarat Pekerjaan: Kontrak pekerjaan membenamkan komitmen antirasuah, memerlukan pekerja mematuhi dasar antirasuah syarikat dan menyerlahkan potensi tindakan tatatertib untuk pelanggaran. Pekerja baharu menerima induksi mengenai dasar antirasuah, memastikan mereka memahami jangkaan pematuhan.
3) Pengurusan Konflik Kepentingan: Pekerja mesti mengisytiharkan konflik kepentingan sebenar atau berpotensi setiap tahun, membolehkan syarikat mengenal pasti dan menangani sebarang situasi yang mungkin menjejaskan integriti.
4) Semakan Berkala Insentif: Insentif berkaitan prestasi dinilai untuk mengelakkan sebarang struktur yang secara tidak sengaja boleh menggalakkan rasuah. Penekanan diberikan pada perlakuan beretika yang memberi ganjaran.
5) Semakan Pematuhan Berterusan: Usaha wajar juga dijalankan sebelum kenaikan pangkat atau pertukaran untuk memastikan kakitangan kekal mematuhi piawaian anti rasuah. Pengisytiharan pematuhan dan latihan yang kerap mengukuhkan komitmen terhadap dasar antirasuah di seluruh tenaga kerja.
6) Jaminan Tanpa Balasan: Pekerja diberi jaminan perlindungan daripada tindakan balas jika mereka enggan terlibat atau melaporkan rasuah yang disyaki. Ini menyokong budaya terbuka di mana keputusan beretika dihargai.
Prosedur ini disemak secara berkala untuk memastikan ia kekal berkesan dan disesuaikan dengan sebarang perubahan operasi atau risiko baharu yang dikenal pasti.
Prosedur Kawalan Pemupukan dan Pemerasan di Xmegami Sdn Bhd bertujuan untuk menghalang pembayaran pemudahan dan mengurangkan risiko pemerasan selaras dengan dasar anti-rasuah syarikat. Elemen utama termasuk:
1) Larangan Pembayaran Pemudahcara: Semua pekerja dilarang membuat pembayaran pemudahan untuk mempercepatkan proses rutin, dan dasar ini dimaklumkan kepada vendor, rakan kongsi perniagaan dan pihak berkuasa yang berkaitan.
2) Pengecualian untuk Bahaya Terdekat: Dalam kes di mana nyawa, anggota atau kebebasan pekerja terancam, bayaran pemerasan boleh dibuat; walau bagaimanapun, kejadian itu mesti dilaporkan segera untuk semakan dalaman.
3) Bimbingan dan Latihan: Pekerja yang menghadapi potensi permintaan untuk bayaran pemudahan menerima latihan tambahan untuk melengkapkan mereka dengan kemahiran mengurus permintaan tersebut tanpa menjejaskan dasar syarikat.
4) Protokol Respons: Pekerja diarahkan untuk mempersoalkan kesahihan sebarang permintaan, mendapatkan bukti, dan berunding dengan pihak atasan sebelum membuat sebarang pembayaran. Dalam situasi yang melibatkan ancaman kepada keselamatan, pekerja dibimbing untuk merekodkan butiran kejadian untuk siasatan lanjut.
5) Pelaporan dan Penyiasatan: Sebarang insiden pembayaran peras ugut direkodkan dan dilaporkan kepada ketua jabatan dan Pengurus Pematuhan. Pegawai Penyiasat yang dilantik menyiasat kejadian dan melaporkan penemuan kepada pengurusan kanan. Tindakan pembetulan boleh dilaksanakan dan pembayaran balik disediakan jika pemerasan dianggap tulen.
6) Dokumentasi dan Penyimpanan Rekod: Kakitangan kewangan merekodkan dengan tepat sebarang bayaran pemerasan dalam akaun syarikat tanpa salah nyata. Jika dikehendaki oleh undang-undang, insiden dilaporkan kepada pihak berkuasa yang berkaitan dan penilaian risiko dikemas kini untuk mencerminkan langkah pencegahan.
7) Semakan Prosedur: Pengurus Pematuhan menjalankan semakan berkala terhadap prosedur ini untuk memastikan ia kekal berkesan, mengemas kininya seperti yang perlu sebagai tindak balas kepada perubahan atau insiden operasi.
Pendekatan berstruktur ini memastikan Xmegami Sdn Bhd mengekalkan pematuhan dan secara proaktif mengurangkan risiko yang berkaitan dengan pembayaran pemudahan dan pemerasan.
Prosedur Kawalan Kewangan di Xmegami Sdn Bhd memastikan semua kewangan syarikat diuruskan dengan betul untuk meminimumkan risiko rasuah dan rasuah. Elemen utama termasuk:
Penilaian Risiko terhadap Kawalan Kewangan: Jawatankuasa Pengurusan Risiko Anti-Sogokan dan Rasuah, bersama-sama Ketua Kewangan, menjalankan penilaian tahunan kawalan kewangan untuk mengenal pasti sebarang risiko rasuah atau rasuah yang berpotensi dan mencadangkan penambahbaikan jika perlu.
1) Protokol Kelulusan: Transaksi dengan rasuah dan risiko rasuah yang lebih tinggi memerlukan kelulusan berbilang peringkat:
(i) Urus niaga kecil mungkin diluluskan oleh ketua jabatan, manakala urus niaga berisiko tinggi atau bernilai tinggi memerlukan kelulusan lembaga.
(ii) Semua kelulusan mesti mengikut Matriks Kebenaran dan Had Kelulusan syarikat, memastikan semakan dan pengesahan yang sesuai sebelum sebarang perbelanjaan
(iii) Pengasingan Tugas: Untuk mengelakkan urus niaga tanpa kebenaran, prosedur mewajibkan bahawa pemula dan pelulus pembayaran adalah daripada jabatan yang berbeza, dengan penandatangan kedua diperlukan daripada jabatan lain untuk transaksi berisiko lebih tinggi.
(iv) Dokumentasi Sokongan: Setiap pembayaran mesti disertakan dengan dokumentasi yang berkaitan, seperti resit atau kontrak, untuk mengesahkan kesahihan perbelanjaan.
2) Kawalan Tunai: Penggunaan tunai adalah terhad. Hanya wang kecil yang diluluskan terlebih dahulu, diuruskan oleh Ketua HR, dibenarkan. Untuk urus niaga tunai yang tidak dapat dielakkan, kelulusan bertulis terdahulu daripada pengurusan atasan diperlukan dan semua urus niaga tunai didokumenkan dengan teliti.
3) Pembayaran Luar Pesisir: Urus niaga luar pesisir tertakluk kepada kawalan kewangan yang sama dan memerlukan pemantauan rapi untuk memastikan pematuhan terhadap dasar antirasuah.
4) Rekod Kewangan Tepat: Pembayaran dikategorikan dengan tepat dalam akaun syarikat, memastikan kejelasan dan mencegah salah nyata perakaunan. Semakan dan audit tetap mengekalkan ketelusan.
5) Semakan Pengurusan Berkala: Mesyuarat pengurusan tetap menyemak transaksi kewangan yang penting untuk memastikan pematuhan kepada polisi. Mesyuarat ini termasuk ringkasan aliran tunai, pemilihan pembekal dan pengesahan pembayaran pembekal selepas pensijilan kerja selesai.
6) Audit Bebas: Audit tahunan oleh juruaudit bebas dijalankan untuk memastikan semua kawalan kewangan mematuhi piawaian antirasuah, termasuk perubahan berkala dalam kakitangan audit untuk mengekalkan objektiviti.
7) Perlindungan Kewangan Tambahan: Kakitangan kewangan yang berkelayakan diambil bekerja, dan latihan berterusan disediakan untuk memastikan mereka dikemas kini tentang perubahan peraturan. Polisi terperinci mengawal pembayaran balik perbelanjaan, pembayaran vendor dan kepercayaan kredit pelanggan.
Ketua Kewangan bertanggungjawab untuk menyemak dan mengemas kini prosedur ini secara kerap, memastikan ia menyesuaikan diri dengan perubahan dalam operasi atau risiko yang muncul, dengan itu mengukuhkan rangka kerja kawalan kewangan syarikat terhadap kemungkinan rasuah dan rasuah.
Prosedur Kawalan Bukan Kewangan di Xmegami Sdn Bhd menetapkan langkah untuk menguruskan risiko rasuah dan rasuah dalam proses operasi yang tidak melibatkan transaksi kewangan secara langsung. Prosedur ini digunakan di seluruh syarikat dan termasuk kawalan untuk pemasaran, penyelidikan dan pembangunan, pentadbiran, pembelian, logistik dan kawasan operasi lain. Komponen utama adalah seperti berikut:
1) Penilaian Risiko untuk Kawalan Bukan Kewangan: Jawatankuasa Pengurusan Risiko Anti-Sogokan dan Rasuah bekerjasama dengan ketua jabatan untuk menilai risiko rasuah dan rasuah yang berkaitan dengan aktiviti bukan kewangan. Berdasarkan keputusan penilaian, kawalan bukan kewangan tambahan dicadangkan jika perlu. Penilaian dan kawalan risiko disemak setiap tahun.
2) Protokol Kelulusan dan Pengasingan Tugas: Proses atau aktiviti bukan kewangan yang membawa risiko rasuah dan rasuah yang lebih tinggi mesti mengikut prinsip ini:
(i) Sekurang-kurangnya dua individu terlibat dalam proses penilaian dan kelulusan, memastikan pengasingan tugas.
(ii) Kelulusan mesti diberikan oleh kakitangan yang mempunyai kekananan yang sesuai, dengan kelulusan lembaga diperlukan untuk aktiviti berisiko tinggi.
(iii) Semua kelulusan dijalankan berikutan semakan menyeluruh dan pengesahan dokumentasi sokongan.
3) Proses dan Kriteria Kawalan: Prosedur ini memautkan kawalan bukan kewangan kepada proses dan kriteria syarikat yang berkaitan, termasuk promosi dan pengiklanan, pengendalian aduan, kawalan kedai, kawalan kualiti, infrastruktur IT dan pembelian. Setiap kawasan mempunyai kriteria dan langkah kawalan khusus yang sejajar dengan piawaian antirasuah syarikat.
4) Dokumentasi dan Penyimpanan Rekod: Semua rekod yang berkaitan dengan kawalan bukan kewangan disimpan dan diuruskan mengikut piawaian kawalan dokumentasi dalaman, memastikan kebolehkesanan dan akauntabiliti.
5) Semakan dan Penambahbaikan Berterusan: Pengurus Pematuhan bertanggungjawab untuk menyemak setiap tahun keberkesanan prosedur ini dan menyesuaikan langkah pencegahan sebagai tindak balas kepada perubahan atau insiden operasi yang ketara.
Pendekatan berstruktur ini membolehkan Xmegami Sdn Bhd mengurangkan risiko rasuah dan rasuah yang berkaitan dengan aspek bukan kewangan dalam operasinya, memastikan semua aktiviti sejajar dengan objektif anti rasuah syarikat.
Prosedur Hadiah, Hiburan, Hospitaliti, Perjalanan, Derma dan Penajaan di Xmegami Sdn Bhd menggariskan garis panduan syarikat untuk mencegah risiko rasuah dan rasuah yang dikaitkan dengan faedah bukan tunai.
Perkara utama termasuk:
1) Polisi Tanpa Hadiah: Pekerja dan pengarah mesti mematuhi dasar "Tiada Hadiah" yang ketat, memaklumkan rakan perniagaan dan pihak berkepentingan lain tentang dasar ini untuk mengelakkan salah faham. Hadiah tidak boleh ditawarkan atau diterima, tanpa mengira nilai, jika ia boleh dianggap sebagai percubaan untuk mempengaruhi keputusan.
2) Kriteria untuk Menerima dan Memberi Faedah:
(i) Hadiah mesti memenuhi kriteria tertentu, termasuk sah, telus, dan tidak membayangkan sebarang jangkaan akan balasan.
(ii) Faedah bukan tunai tertentu, seperti barangan biasa atau peringatan, boleh diterima dengan dokumentasi dan kelulusan yang sesuai.
3) Kelulusan dan Dokumentasi: Pekerja mesti merekodkan sebarang hadiah atau layanan yang diterima dalam Daftar Hadiah dan menyerahkannya untuk kelulusan pengurusan. Jika diterima, hadiah itu boleh didermakan kepada badan amal, disimpan untuk dipamerkan atau dikongsi dalam jabatan yang difikirkan sesuai.
4) Hospitaliti dan Perjalanan:
(i) Layanan yang boleh diterima adalah terhad kepada makanan atau penginapan sederhana untuk tujuan perniagaan. Keramahan yang berlebihan atau terlalu kerap adalah tidak digalakkan dan dokumentasi acara hospitaliti diperlukan.
(ii) Hiburan yang melibatkan pegawai kerajaan atau ahli keluarga pegawai adalah dilarang, menekankan interaksi perniagaan yang beretika.
5) Derma dan Tajaan:
(i) Semua derma atau tajaan mesti selaras dengan nilai syarikat, piawaian undang-undang, dan tidak boleh menyokong aktiviti politik. Kelulusan awal diperlukan dan rekod derma diselenggara dengan teliti untuk memastikan pematuhan.
(ii) Prosedur ini menyekat pekerja daripada meminta derma atau tajaan luar untuk acara syarikat atas nama mereka atau syarikat.
6) Latihan dan Penalti: Pekerja menerima latihan tetap mengenai garis panduan ini untuk memastikan pematuhan, dengan pelanggaran tertakluk kepada tindakan tatatertib.
Prosedur ini disemak secara berkala oleh Pengurus Pematuhan untuk memastikan keberkesanan dan menyesuaikan diri dengan sebarang perubahan operasi atau undang-undang.
Prosedur Pelaporan & Pemberitahuan di Xmegami Sdn Bhd mewujudkan proses yang selamat dan sulit untuk melaporkan kejadian penipuan, rasuah dan rasuah yang disyaki. Elemen utama termasuk:
1) Saluran Pelaporan Sulit: Syarikat menawarkan berbilang saluran selamat untuk melaporkan kebimbangan, termasuk mekanisme pelaporan tanpa nama. Pekerja digalakkan untuk melaporkan sebarang insiden yang disyaki rasuah, penipuan atau kelakuan tidak beretika.
2) Polisi Tanpa Balasan: Syarikat memastikan bahawa pekerja atau pemberi maklumat yang melaporkan dengan suci hati dilindungi daripada tindakan balas, diskriminasi atau tatatertib, mengukuhkan budaya ketelusan dan kelakuan beretika.
3) Dokumentasi Insiden: Semua insiden yang dilaporkan didokumenkan dalam Log Pemberitahuan, yang diselenggara dengan selamat oleh Pengurus Pematuhan. Log ini menjejaki butiran seperti tarikh, sifat laporan dan tindakan yang diambil, memastikan akauntabiliti dan kebolehkesanan.
4) Protokol Penyiasatan: Setelah menerima laporan, Pengurus Pematuhan melantik Pegawai Penyiasat untuk meneliti insiden tersebut. Penemuan dilaporkan kepada pengurusan kanan, dan jika perlu, kepada Lembaga Pengarah, memastikan pengawasan yang sewajarnya. Proses penyiasatan melibatkan pemeriksaan menyeluruh, pengumpulan bukti dan temu bual jika diperlukan.
5) Langkah Pembetulan dan Pencegahan: Bergantung kepada hasil siasatan, langkah pembetulan dilaksanakan. Tindakan ini mungkin termasuk semakan dasar, latihan tambahan atau tindakan tatatertib. Langkah-langkah pencegahan bertujuan untuk menangani sebarang kelemahan yang dikenal pasti semasa penyiasatan.
Semakan dan Penambahbaikan Berkala: Prosedur ini disemak secara berkala untuk memastikan keberkesanan dan kebolehsesuaian terhadap sebarang risiko atau perubahan peraturan yang muncul. Pengurus Pematuhan menyelia semakan ini, memastikan prosedur itu sejajar dengan dasar anti-rasuah dan keperluan undang-undang syarikat.
Prosedur ini menekankan komitmen Xmegami terhadap integriti, menyediakan rangka kerja yang selamat untuk pekerja melaporkan kebimbangan dan menyokong objektif anti-rasuah dan anti-rasuah syarikat.
Prosedur Ketekunan & Kawalan Wajar di Xmegami Sdn Bhd direka untuk menilai dan mengurus risiko rasuah dan rasuah yang berkaitan dengan rakan perniagaan. Elemen utama termasuk:
1) Tujuan dan Skop: Prosedur ini terpakai kepada semua rakan perniagaan yang menyamar lebih daripada risiko rasuah atau rasuah yang rendah. Tujuannya adalah untuk memastikan Xmegami hanya terlibat dengan entiti yang komited terhadap prinsip anti rasuah.
2) Penilaian Risiko: Sebelum menjalankan usaha wajar, Jawatankuasa Pengurusan Risiko Anti-Sogokan dan Rasuah menilai potensi risiko rasuah. Ketekunan wajar diutamakan untuk rakan perniagaan yang mempunyai tahap risiko tinggi, memastikan usaha ditumpukan pada hubungan berisiko lebih tinggi.
3) Proses Usaha Wajar: Jabatan Pembelian melaksanakan penilaian usaha wajar yang komprehensif ke atas bakal rakan sekutu, yang merangkumi:
(i) Semakan profil dan latar belakang,
(ii) Semakan kestabilan kewangan,
(iii) Pengesahan pendaftaran dengan pihak berkuasa,
(iv) Penilaian pengurusan, pengalaman, reputasi, dan pendekatan beretika.
4) Menilai Penemuan Usaha Wajar: Xmegami memerlukan sebarang tanda merah yang dikenal pasti ditangani dan dikurangkan sebelum menandatangani kontrak. Ini mungkin melibatkan mendapatkan komitmen antirasuah bertulis, menyepadukan klausa tertentu dalam kontrak, atau menjalankan pemantauan selanjutnya. Jika rakan perniagaan tidak bersedia untuk melakukan langkah anti rasuah, Xmegami boleh menamatkan atau mengelak daripada mewujudkan hubungan perniagaan.
5) Kemasukan Klausa Antirasuah: Kontrak dengan sekutu baharu atau sedia ada termasuk klausa untuk sekatan, penamatan dan komitmen latihan, memastikan penjajaran syarikat bersekutu dengan piawaian anti rasuah Xmegami.
6) Pemantauan dan Semakan Berterusan: Setelah hubungan perniagaan diwujudkan, Xmegami terus memantau aktiviti syarikat bersekutu untuk pematuhan. Ini melibatkan semakan tetap permintaan pembayaran, menjejaki perbelanjaan dan mendapatkan pensijilan pematuhan tahunan. Untuk kontrak jangka panjang, kemas kini berkala kepada usaha wajar diperlukan untuk menangani risiko yang berkembang.
Semakan Prosedur: Ketua Pembeliansing Jabatan menyemak prosedur ini setiap tahun atau apabila perubahan operasi yang ketara berlaku. Pemeriksaan mengejut memastikan proses usaha wajar digunakan secara konsisten dan berkesan.
Pendekatan ini memastikan Xmegami Sdn Bhd mengekalkan hubungan dengan rakan sekutu yang bereputasi dan mengurangkan risiko rasuah dan rasuah dalam perkongsian perniagaannya.
Prosedur Tatatertib di Xmegami Sdn Bhd menggariskan proses berstruktur untuk menangani pelanggaran piawaian dan dasar syarikat. Elemen utama termasuk:
1) Tujuan dan Skop: Prosedur ini bertujuan untuk menguatkuasakan layanan yang konsisten dan adil untuk semua pekerja dengan menggunakan tindakan tatatertib untuk salah laku, isu prestasi atau pelanggaran dasar syarikat. Ia terpakai kepada semua pekerja, termasuk pengarah, merentas semua peringkat, kedua-dua tetap dan sementara.
2) Jenis Salah Laku:
(i) Salah Laku Utama: Termasuk pelanggaran berat seperti rasuah, penipuan, gangguan, keganasan di tempat kerja, penyelewengan, penyalahgunaan dadah dan akses tanpa kebenaran kepada bahan yang tidak sesuai pada sistem syarikat.
(ii) Salah Laku Kecil: Meliputi kesalahan yang kurang berat seperti kelaziman kelewatan, penyalahgunaan sumber syarikat dan pelanggaran kecil dasar syarikat.
3) Peringkat Tindakan Tatatertib: Tindakan tatatertib mungkin meningkat melalui peringkat berikut, bergantung kepada keterukan dan kekerapan kesalahan:
(i) Amaran lisan,
(ii) Tindakan pembetulan atau kaunseling,
(iii) Teguran bertulis,
(iv) Amaran terakhir,
(v) Penggantungan, penurunan pangkat atau kehilangan faedah,
(vi) Penamatan untuk pelanggaran berat atau berulang.
4) Dokumentasi dan Penyimpanan Rekod: Kakitangan HR mendokumentasikan setiap peringkat proses disiplin, kecuali amaran lisan, untuk memastikan ketelusan dan mengekalkan rekod tindakan tatatertib, termasuk bukti, testimoni dan respons pekerja.
5) Polisi Tanpa Balasan: Syarikat mengekalkan dasar tidak membalas dendam yang ketat untuk melindungi pekerja daripada sebarang bentuk tindakan balas untuk melaporkan isu atau mengambil bahagian dalam proses tatatertib. Dasar ini digunakan untuk memastikan tindakan tatatertib adalah adil dan bebas daripada penyalahgunaan.
6) Latihan dan Kesedaran: HR menjalankan latihan tetap untuk semua pekerja, memastikan kesedaran tentang prosedur dan mengukuhkan pemahaman tentang kelakuan yang boleh diterima dan akibat pelanggaran.
Semakan dan Penyesuaian: Ketua HR bertanggungjawab menyemak dan mengemas kini prosedur tatatertib secara berkala untuk menangani sebarang perubahan operasi atau insiden penting, memastikan prosedur itu kekal berkesan dan adil.
Prosedur ini menyokong Xmegami Sdn Bhd dalam mengekalkan tempat kerja yang hormat, patuh dan profesional sambil mengukuhkan komitmennya terhadap kelakuan beretika dan akauntabiliti.
Prosedur Latihan di Xmegami Sdn Bhd memastikan semua pekerja dan rakan perniagaan yang berkaitan menerima latihan anti-rasuah dan rasuah yang sesuai. Elemen utama termasuk:
1) Tujuan dan Skop: Prosedur ini menyediakan latihan kepada semua pekerja, pengarah dan rakan perniagaan, memastikan mereka memahami peranan, tanggungjawab dan tindakan yang perlu untuk mencegah dan melaporkan risiko rasuah. Latihan digunakan di semua peringkat, termasuk rakan perniagaan berisiko tinggi.
2) Kandungan Latihan: Meliputi latihan:
(i) Risiko rasuah dan rasuah yang berkaitan dengan pekerja dan syarikat.
(ii) Pemahaman terperinci tentang dasar dan prosedur Sistem Pengurusan Antirasuah (ABMS) yang berkaitan dengan setiap peranan.
(iii) Tindakan pencegahan dan mekanisme pelaporan untuk potensi rasuah dan rasuah.
3) Kaedah Latihan: Latihan disediakan melalui sesi bersemuka, modul dalam talian dan bahan pembelajaran kendiri. Sesi utama termasuk:
(i) Latihan tahunan untuk semua pekerja, dengan penyegaran yang meliputi kemas kini dasar dan perubahan peranan.
(ii) Latihan khusus untuk pengarah, pengurusan tertinggi dan pekerja dengan pendedahan risiko rasuah yang tinggi.
(iii) Latihan segera untuk pekerja baharu dan mereka yang berperanan dengan peningkatan tanggungjawab risiko rasuah.
4) Dokumentasi dan Penyimpanan Rekod: HR mengekalkan rekod kandungan latihan, kehadiran dan pengisytiharan yang ditandatangani daripada peserta untuk memastikan kebolehkesanan dan pematuhan.
5) Latihan untuk Rakan Bersekutu Perniagaan: Bagi rakan sekutu berisiko tinggi, prosedur tersebut mewajibkan pengesahan latihan anti rasuah yang berkaitan. Jika terdapat jurang, Xmegami memerlukan rakan sekutu untuk menjalani sama ada latihan syarikat atau latihan setara oleh syarikat bersekutu.
Semakan dan Penambahbaikan Berkala: Ketua HR menyemak dan mengemas kini prosedur latihan setiap tahun, menggabungkan perubahan undang-undang dan operasi untuk memastikan latihan itu relevan dan berkesan.
Program latihan komprehensif ini mengukuhkan komitmen Xmegami Sdn Bhd terhadap pematuhan dan integriti, melengkapkan pekerja dan rakan sekutu untuk mengiktiraf dan bertindak terhadap risiko rasuah dan rasuah.
Pelan Komunikasi di Xmegami Sdn Bhd menggariskan pendekatan berstruktur untuk menyebarkan maklumat Sistem Pengurusan Anti-Sogokan (ABMS) merentasi semua peringkat syarikat dan kepada pihak berkepentingan luar.
Komponen utama termasuk:
1) Tujuan dan Skop: Pelan Komunikasi memastikan dasar, prosedur dan jangkaan berkaitan ABMS dimaklumkan dengan jelas kepada semua pihak yang berkaitan di dalam dan di luar syarikat. Pelan ini meliputi strategi komunikasi, kekerapan, kakitangan yang bertanggungjawab dan khalayak sasaran untuk menggalakkan pemahaman dan pematuhan yang konsisten.
2) Kandungan Komunikasi:
(i) Dasar Anti-Sogokan dan Rasuah: Dikongsi dengan pekerja, pembekal, kontraktor, pelanggan, agensi kerajaan dan orang ramai untuk mewujudkan pendirian yang jelas terhadap rasuah dan rasuah.
(ii) Polisi Tanpa Hadiah, Tanpa Pembayaran Mudahcara dan Tanpa Balas: Dibentangkan kepada pekerja dan pihak berkepentingan, mengukuhkan komitmen Xmegami terhadap amalan beretika.
(iii) Konflik Kepentingan dan Pengisytiharan Pematuhan: Diperlukan daripada pekerja semasa diambil bekerja dan secara berkala, memastikan komitmen mereka untuk mengelakkan konflik dan menegakkan piawaian ABMS.
3) Kaedah Komunikasi:
(i) Saluran Dalaman: Papan kenyataan, dokumen terkawal, sesi induksi, mesyuarat dan pelayan syarikat.
(ii) Saluran Luaran: Kontrak, surat rasmi dan tapak web syarikat untuk perkongsian maklumat dengan pihak luar, termasuk pembekal, kontraktor dan badan kerajaan.
4) Tanggungjawab dan Peranan:
(i) Pengurus Pematuhan menyelia pelaksanaan pelan komunikasi.
(ii) HR dan Personel Pembelian bertanggungjawab untuk menyampaikan dasar dan kemas kini khusus kepada pekerja, pembekal dan kontraktor.
(iii) Ketua Jabatan memastikan kemas kini dan pematuhan yang kerap kepada ABMS merentas pasukan mereka.
Semakan dan Penyesuaian: Pengurus Pematuhan menyemak pelan komunikasi secara berkala, menyesuaikannya dengan perubahan operasi atau insiden penting. Ini memastikan bahawa semua langkah pencegahan dan kemas kini kekal relevan dan berkesan dalam menangani risiko rasuah.
Struktur komunikasi ini menggalakkan persekitaran yang telus dan beretika di Xmegami Sdn Bhd, memastikan semua pihak dimaklumkan dan komited terhadap objektif anti-rasuah syarikat.
Untuk memastikan keberkesanan berterusan Sistem Pengurusan Anti-Sogokan (ABMS), Xmegami Sdn Bhd
menjalankan audit dalaman dan semakan pengurusan secara berkala. Proses ini mengesahkan pematuhan dengan dasar dan prosedur antirasuah, mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan, dan memastikan penjajaran dengan standard kawal selia, termasuk Seksyen 17A Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) 2009.
Proses Audit Dalaman:
1) Tujuan: Audit dalaman menilai pematuhan kepada ABMS, mengenal pasti sebarang jurang, ketidakpatuhan atau bidang untuk penambahbaikan.
2) Skop: Audit dalaman meliputi semua jabatan dan proses yang berkaitan dengan amalan antirasuah, termasuk penilaian risiko, kawalan kewangan, usaha wajar, pelaporan dan pemberi maklumat.
3) Kekerapan: Audit dijalankan setiap tahun atau mengikut keperluan berikutan perubahan ketara dalam operasi atau peraturan.
4) Tanggungjawab: Pengurus Pematuhan menyelia proses audit, dengan juruaudit dalaman terlatih menjalankan penilaian.
5) Laporan Audit dan Tindakan Susulan: Penemuan audit didokumenkan, dengan pelan tindakan dibangunkan untuk ketidakakuran. Pengurus Pematuhan memantau tindakan pembetulan sehingga selesai.
Proses Semakan Pengurusan:
1) Tujuan: Semakan pengurusan menilai keberkesanan ABMS, menangani penemuan audit, menilai perubahan dalam risiko dan menyemak prestasi dalam inisiatif antirasuah.
2) Skop: Semakan termasuk penilaian risiko rasuah, kemas kini tentang keperluan kawal selia, semakan dasar dan prosedur ABMS, dan penilaian sumber yang diperlukan untuk sistem.
3) Kekerapan: Semakan pengurusan diadakan setiap tahun atau mengikut keadaan yang memerlukan.
4) Tanggungjawab: Pengurusan kanan, termasuk Pengurus Pematuhan, mengambil bahagian dalam semakan, memastikan komitmen peringkat atasan terhadap amalan etika.
5) Semakan Hasil dan Tindakan: Hasil kajian semula pengurusan penambahbaikan kepada ABMS. Tindakan yang diambil, seperti kemas kini kepada dasar atau keperluan latihan, didokumenkan dan dilaksanakan untuk mengukuhkan rangka kerja anti rasuah.
Audit dalaman dan semakan pengurusan ini menunjukkan komitmen Xmegami Sdn Bhd terhadap integriti, penambahbaikan berterusan dan pematuhan kawal selia dalam Sistem Pengurusan Anti-Sogokan.
